西安科技大学会计档案管理办法

    第一条 为了加强学校会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局2015年第79号令）的相关规定，结合我校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映学校经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第三条 校档案馆负责学校会计档案的管理工作；财务处负责会计档案的整理、装订和移交工作，负责尚未移交的会计档案的管理工作；资产与后勤管理处负责固定资产卡片及账簿等的管理工作。

第四条 相关单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

　　第五条 下列会计资料应当进行归档：

　　(一)会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

　　(二)会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；

　　(三)财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；

   (四)其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

　　第六条 同时满足下列条件的，学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：

　　(一)形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

　　(四)采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

　　(五)建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

   (六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

    第七条 满足本办法第六条规定条件，学校从外部接收的电子会计资料，附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

    第八条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由财务处临时保管三年，再移交校档案馆保管。学校财务处设立档案室,并指定专人负责管理会计档案，出纳人员不得兼管会计档案。

　　第九条 财务处在办理会计档案移交时，应当编制会计档案移交清册，并于每年6月底前按照档案管理的有关规定办理移交手续。

第十条 会计档案的查阅、复制应填写《西安科技大学会计档案利用申请表》（附表2），经财务处相关负责人审批并加盖财务处公章后，方可办理。

第十一条 会计档案一般不得对外借出，确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的，应填写《西安科技大学会计档案利用申请表》，经财务负责人审批并加盖财务处公章后办理，外借期间所借会计档案应由档案管理人员全程携带保管。

第十二条 会计档案查阅、复制和借出需小心谨慎，档案管理人员应根据经审批的《西安科技大学会计档案利用申请表》所列内容办理，确保会计档案不被篡改和损坏，严禁其他会计档案信息外泄。

　　第十三条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

　　第十四条 会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表1执行，本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。

　　第十五条 校档案馆应定期组织财务、审计、监察等部门对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。

　　第十六条 经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：

　　(一)校档案馆编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

　　(二)学校负责人、校档案馆负责人、财务负责人、校档案馆经办人、财务处经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

　　(三)校档案馆负责组织会计档案销毁工作，并与财务、审计、监察等部门共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

　　电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由信息网络中心派员共同监销。

　　第十七条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。

　　单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

　　第十八条 因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由学校保管，承接业务单位可以查阅、复制与其业务相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由承接业务单位保存，并按照规定办理交接手续。

　　第十九条 单位合并后原各单位一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应当由原各单位保管。　

第二十条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案，需要移交给建设项目接受单位的，应当在办理竣工财务决算后及时移交，并按照规定办理交接手续。

　　第二十一条 交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续。

　　移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

　　交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人负责监督。交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

　　电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

　　第二十二条 会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。

　　第二十三条 违反本办法规定的单位和个人，由学校依据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。

　　第二十四条 学校预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。

第二十五条 具有法人资格的校内独立核算单位管理会计档案参照本办法执行。

第二十六条 本办法由财务处、校档案馆负责解释，自颁布之日起施行。

附表：1.西安科技大学会计档案保管期限表

2.西安科技大学会计档案利用申请表

附表一：

西安科技大学会计档案保管期限表

附表二：

西安科技大学会计档案利用申请表