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    西安科技大学合同管理办法(试行)
    2019-10-31 09:21  

    第一章      

    第一条  为规范学校合同管理,防范合同风险,维护学校的合法权益,根据《中华人民共和国合同法》等法律法规,结合学校实际,制定本办法。

    第二条本办法所称合同,是指学校与其他平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

    第三条  本办法所称合同管理,包括:

    1.合同管理制度及其细则、配套文件的制订与修改;

    2.合同的订立审核与授权;

    3.合同备案及相关信息、文件及材料的归集与存档;

    4.合同履行、变更、解除及争议解决的报告、监督与指导;

    5.对上述合同管理事务及合同管理制度的实施进行的监督、检查、评估和奖惩。

    第四条签订合同必须遵守国家的法律、法规,符合政策要求,必须贯彻协商一致、平等互利、等价有偿、诚实信用的原则。必须坚持有利于学校的教学、科研和基础设施建设,有利于学校国有资产保值、增值,有利于学校整体利益的基本原则。

    第五条  严禁以西安科技大学名义签订任何性质的担保合同,未经批准不得以西安科技大学名义签订投资合同和借贷合同。

    第二章  合同管理工作机制  

    第六条学校合同管理实行统一授权、分级审批、归口管理、部门会签、承办单位(或科研项目负责人)负责、合法性审查及全过程监督的工作机制。

    第七条统一授权是指学校授权科技处负责与科研相关合同的签订及管理,负责“西安科技大学技术合同专用章”的保管和使用;资产与后勤管理处负责设备、维修工程及其服务等采购合同的签订与管理,负责“西安科技大学招标采购合同专用章”的保管和使用;党校办负责其他合同的签订与管理,负责“西安科技大学”印的使用。

    未经授权,任何单位和个人不得以学校、部门、学院等单位名义对外签订合同或出具涉及学校权利义务的书面文书。

    第八条  分级审批是指重大合同由校长办公会审议,校长审批;重要合同由分管校领导、总会计师审批;一般合同由归口管理部门负责人审批。详见本办法第二十七条

    第九条归口管理是指各职能部门根据管理权限对各自职责范围内的合同事项进行管理。职能部门主要负责人为合同归口管理责任人。

    1.涉及科研工作事项的,由科技处归口管理;

    2.涉及资产、工程修缮、服务等采购事项的,由资产与后勤管理处归口管理;

    3.涉及基建项目的,由基建处归口管理;

    4.涉及本科生、预科生教学事项的,由教务处归口管理;涉及研究生教学事项的,由研究生院归口管理;涉及学生社团和学生就业等学生事务的,由学工部归口管理;

    5.涉及培训班事项的,分别由承办学院归口管理;

    6.及国际合作与交流事项的,由国际交流与合作处归口管理;

    7.涉及资金事项的,由财务处归口管理;

    8.涉及资产出租的,除经学校相关会议研究决定委托资产经营管理公司归口管理的以外,其他由资产与后勤管理处归口管理;

    9.涉及赠与事项的,由对外联络与合作处归口管理;

    10.涉及安保、消防、交通设施等相关的合同由保卫处归口管理;

    11.涉及信息化建设、使用和维护的,由信息网络中心归口管理;

    12.涉及人事和劳务的,由人事处归口管理;

    13.其他以上未涉及的事项,按照业务归口来管理,或由校长办公室协调管理。

    第十条  部门会签是指合同内容涉及其他部门的,由其他部门对业务的可行性进行审核,并签署意见。会签部门应当在审核流程规定的时间内及时提出意见,逾期视为认可相关内容。

    第十一条承办单位负责是指学校内设的二级单位作为合同执行部门,对合同权利义务的确定、合同的订立及履行等合同事项负责,其主要负责人为合同执行负责人。科研项目负责人履行承办单位负责人责任。

    第十二条合法性审查是指合同必须经过校长办公室法律顾问室或合同归口管理部门指定的专业人员对合同条款的完备性、表述的准确性及约定内容的合法性进行审查。

    第十三条全过程监督和管理是指审计处、财务处、内控办对合同的签订、履行、管理等方面实行监督。

    第三章  合同的管理单位与职责

    第十四条 合同事务管理涉及的主要部门分为归口管理部门、合同承办单位(或科研项目负责人)、管理监督检查单位,各部门依各自权限和职责实施合同管理。

    第十五条  口管理部门指学校相关业务职能部门,主要职责:

    1.负责制订归口合同管理的实施细则

    2.负责归口合同范本的草拟(国家或行业有标准或示范文本的,应当优先采用);

    3.负责归口合同草案的业务审核工作;

    4.责将归口重大合同草案提交校领导或学校相关会议审议;

    5.负责指导合同承办单位认真履行合同;

    6.负责指导、协助合同承办单位处理纠纷;

    7.负责归口管理合同业务审核人员的培训;

    8.负责确定本部门的合同管理人,保管使用合同印章,负责对使用印章的合同统一分类、统一编号和建立合同台账,将合同整理归档,并负责监督合同执行情况;

    9.办理学校交办的其他合同管理事项。

    第十六条  合同承办单位(或科研项目负责人)主要职责:

    1.实行承办人责任制,指定本部门的合同承办人,在合同订立、履行过程中负责对具体事务的管理与落实;科研项目的承办由项目负责人具体负责。

    2.负责合同的前期准备工作,包括立项、调研、洽谈、组织谈判等事项,充分了解合同对方当事人的主体资格、信用状况、生产能力等有关情况,确保其具备履约能力。

    3.负责合同的草案起草,并提交归口管理部门审核;

    4.负责合同的具体执行,跟踪掌握合同履行情况,及时向学校汇报合同履行过程中发生的问题,提出解决问题的意见和建议,收集保管合同签订及履行过程中形成的有关资料;

    5.及时发现、解决并向归口管理部门报告合同履行过程中出现的有损学校利益的问题,负责处理合同纠纷;

    6.负责合同履行过程中的变更、解除、终止及验收;

    7.负责将合同及时提交归口管理部门备案,定期向归口管理部门报送合同执行情况。

    合同承办单位为两个或两个以上单位的,可根据工作分工和学校授权,分为主要承办单位和协助承办单位,由主要承办单位承担上述职责,具体分工由主要承办单位进行协调或申请党校办进行协调。

    第十七条  合同管理监督检查单位是学校审计处、财务处和内控办,主要职责如下:

    审计处的主要职责:

    1.负责学校相关管理办法规定的重要及重大经济合同正式签订前的审核工作;

    2.负责对前期审核通过的最终合同文本备案;

    3.负责重要及重大经济合同结算的相关审计工作;

    4.承担学校规定的其它相关经济合同的审计职责。

    财务处的主要职责:

    1.合同签订前审查工作,重点审查支出合同是否已经落实预算经费;收入合同是否符合国家相关制度要求。

    2.检查合同履行是否符合国家和学校的财经制度、规定;

    3.按照合同和结算制度的规定办理结算、承付和拒付。

    内控办的主要职责:

    1.负责对合同管理制度设计的合理性、运行的有效性做出判断,建立健全学校合同管理的基本规章制度;    

    2.按照内控规范的要求承担学校规定的合同审核工作。

    3.负责对合同业务流程优化以及关键控制节点的控制程序提出建设性意见;

    4.充分利用信息化手段定期对各归口管理部门管理的合同进行分类统计、建立合同总台账;

    5.负责建立合同履行情况评估制度,每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估,对合同履行中存在的不足,提出整改意见。

    第十八条  归口部门审核。归口部门对合同进行业务审查时,主要审查合同的可行性、合规性、经济性、风险性等内容。归口部门与承办单位为同一单位时,承担双项职责。

    第四章  合同的签订与备案

    第十九条  学校合同按类型分,一般包括:

    1.合作办学合同;

    2.科研技术合同及科研外协合同;

    3.建设工程合同;

    4.采购合同;

    5.工程修缮合同;

    6.租赁合同;

    7.后勤及服务合同;

    8.人事及劳务合同;

    9.其他经济类合同。

    第二十条  学校合同按照性质、所涉金额大小和重要程度,分为重大合同、重要合同和一般合同。

    法律关系复杂、合同金额较大或对学校有重要影响的合同属重大合同,重大合同须经学校相关会议审核。重大合同应包含以下合同:

    1.申请成立法人或其他社会组织的;

    2.对外设立产学研合作机构或重大项目的;

    3.开展对外合作办学重大项目的;

    4.对外从事投融资、大额资金借贷等经营性活动的;

    5.合同涉及其他“三重一大”事项的。

    合同金额较大且对学校有较大影响的合同属于重要合同,须经分管校领导审签。

    除上述两种合同外均属于一般合同。

    第二十一条  学校对外发生3万元(含)以上的支出经济行为,一律采用书面合同,3万元以下的非即时清结业务,原则上也应订立经济合同。

    学校对外发生的1万元(含)以上收入类事项,一律签订书面合同,1万元以下的,可由承办单位根据实际情况灵活掌握。学校对外发生的收入类事项,无论是否订立收入合同,所有收入均应及时交校财务处统一核算,并开具财务处提供的票据。

    合同的内容应当包括以下主要条款:

    1.当事人的名称或者姓名和住所;

    2.标的;

    3.数量;

    4.质量;

    5.价款或者报酬;

    6.履行期限、地点和方式;

    7.违约责任;

    8.解决争议的方法;

    9.当事人认为应当明确的内容。

    合同的内容、条款必须合法、完整、明确、具体、严谨,必须如实、准确地反映合同各方的真实意思表示。

    合同争议应当争取选择在学校住所地诉讼或仲裁。

    第二十二条  对于影响重大、专业技术性强或法律关系复杂的合同,合同承办单位应当组织法律、技术、财务等专业人员参与谈判,必要时可聘请外部专家参与相关工作。

    协商或谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见,应当予以记录并妥善保存。

    第二十三条  合同文本应当争取由我方起草。重大合同或法律关系复杂的特殊合同应当由校长办公室法律顾问室参与起草,并实行会审制度。

    第二十四条  国家或行业有合同标准文本的,应当优先选用,但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查,并根据实际情况进行修改。

    合同归口管理部门可根据管理需要确定制式合同的内容、使用范围等,经校长办公室法律顾问室审核修订后使用。

    合同文本须报经国家有关主管部门审查或备案的,合同归口管理部门应当履行相应程序。

    学校原则上不得对外签订包死价合同。如果必须签订的,须报经审计处对合同预算进行审计通过后方可签订。

    第二十五条  合同签订前,承办单位应根据合同的重要程度,一般合同草案提前5个工作日,重要合同草案提前10个工作日,重大合同草案提前20个工作日,提交归口管理部门审核。

    第二十六条  合同文本审核流程

    合同在签署用印前,应对合同文本按规定的审核流程进行审核。由承办单位(或科研项目负责人)起草合同,填写相应的合同审核流程单,提交归口管理部门和监督管理部门依次进行业务审核,必要时提交法律顾问室进行法律审核,直至提交校领导审核或提交学校相关会议审议。需提交校领导审核的合同,事前均需要经法律顾问室审签。合同涉及其他部门业务的,由归口管理部门提出,送交相关部门审核合同承办单位(或科研项目负责人)应根据各部门审核意见修改完善合同文本。合同承办单位与审核部门意见不一致,不同意修改合同文本的,应当书面明确说明理由,由合同归口管理部门决定是否签署。合同的签署可由承办单位负责人(或科研项目负责人)签署。合同章管理部门依据合同审批流程单审批结果用印。

    第二十七条  合同用印审批权限

    1.合作办学合同、战略合作协议、借款等,属于重大合同,须经学校相关会议审定,校长审批。

    2.与科研相关的合同

    1)科研技术合同、科研外协合同。合同金额50万元以下的属于一般合同,由科技处处长负责审批,50万元(含)-2000万元的,属于重要合同,需由分管科研校领导审批;2000万元(含)以上的属于重大合同,须经校长办公会审定后,由校长审批。

    2)与科研直接相关的校企战略合作协议、校企合作框架等科研合作协议等,由分管校领导审批。

    3.建设工程合同、工程服务合同

    建筑工程施工合同金额在400万元以下的,合同及相应的工程服务合同,由分管校领导、总会计师共同审批;建筑工程施工合同金额在400万元(含)以上的,合同及相应的工程服务合同,须经校长办公会审定后,由校长审批。

    4.货物、工程、服务类采购合同

    合同金额50万元以下的,由资产与后勤管理处处长审批;50万元(含)-200万元的,由分管校领导、总会计师共同审批;200万元(含)以上的,须校长办公会审定后,校长审批。

    5.房屋租赁合同

    100平方米以下的房屋租赁合同由分管校领导审批;100平方米(含)以上的房屋租赁合同需经校长办公会审定后,校长审批

    6.继续教育类、培训类合同,由分管校领导审批。

    以上未具体明确的其他经济合同,均需要分管校领导审批。

    第二十八条  合同文本须经审核、审批、编号后方可加盖西安科技大学印章或合同专用章。合同用章前,一般合同和重要合同可由承办单位负责人(或科研项目负责人)作为授权代理人签字,重大合同可由法人签字或加盖法人印。用章人在用印时应登记合同管理台账,登记的内容应包括:盖章日期、合同编号、合同名称、签订合同的学院(处室)、对方单位、经办人、审批人、是否已提供备案合同等信息。

    第二十九条  根据合同的类别,应在合同中约定合同文本由学校持有若干份,分别用于合同归口管理部门备案、档案馆存档、承办单位保存、审计处备案、财务处的备案及入账凭证等。

    第三十条  合同承办单位应在合同签订后1个月内,收集齐全并进行整理、立卷,送交各相关部门和单位备案。经济类合同均需要在财务处备案。财务处应加强对备案合同的管理,除即时清结的合同可附在记账凭证后外,非即时清结的合同应独立归档,并及时登记合同执行情况。

    第三十一条  对于无故不提交备案的,合同归口管理部门和合同管理监督部门可以报请学校对承办单位及责任人提出批评,责令其改正。

    合同归口管理和监督管理部门应加强合同备案登记管理,建立完整的合同备案登记资料。

    第五章  合同履行  

    第三十二条  合同生效后,合同执行部门负责合同的履行,严格按照合同约定及时行使权利、履行义务。

    第三十三条  合同归口管理部门、监督部门应当对合同履行情况进行监督、检查,对合同履行实施有效监控。

    第三十四条  财务处办理结算业务并进行账务处理时应当按照合同约定付款。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的,财务处有权拒绝付款,并及时向学校有关负责人报告。

    第三十五条  合同履行完毕的标准,应以合同条款的约定或法律法规的规定为准,重大合同履行完毕后,合同执行部门应向合同归口管理部门报送合同验收文件。

    第三十六条  合同生效后,如对方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定,合同执行部门应当及时向合同归口管理部门提出申请,向对方发出要求按约定继续履行或者采取补救措施的书面函件,督促其履行合同。

    如因对方违反合同约定使学校受到损失的,合同执行部门应当及时采取措施防止损失扩大,同时向归口管理部门报告。

    第三十七条  在合同履行过程中发现有显失公平、条款有误或对方有欺诈行为等情形,或因政策调整、市场变化等客观因素,已经或可能导致学校利益受损,合同执行部门应当立即采取相应措施,按规定程序及时报告,按照规定权限和程序办理合同补充、变更、撤销或解除事宜,将损失降到最低。

    变更或补充后的合同视同新合同,相关事宜参照本办法规定的合同订立、审核与签署程序进行。

    第六章  合同争议处理  

    第三十八条  合同履行过程中如双方发生争议,合同执行部门应积极与对方当事人协商解决。

    第三十九条  合同争议经协商无法解决的,应当根据合同约定和法律规定,以仲裁或诉讼方式解决,由合同归口管理部门报送校长办公室法律顾问室通过法律程序维护学校合法权益。

    第四十条  合同归口管理部门、合同执行部门应当确定了解合同争议情况的人员、收集相关证据资料,积极配合校长办公室做好维护学校合法权益的工作。

    第七章  合同的验收与归档  

    第四十一条  合同承办单位负责合同验收的组织工作。纳入学校集中采购程序的合同,按相关规定组织有关部门参加验收工作。未纳入学校集中采购程序的合同,在验收时重点核对合同条款中的标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式等,由承办单位根据工作需要邀请归口管理部门、有关专家进行验收,验收工作完成后应由承办单位形成验收报告。

    第四十二条  各相关部门和单位在办理合同事项时,应该重视对合同文本及合同资料的管理,建立健全合同资料管理制度,加强保密工作,防止合同资料和秘密外泄;应当按照各自权责负责本部门经手和管理的合同资料的收集、保管和归档工作。

    第四十三条  合同资料的归档由归口管理部门按照国家法律法规和学校档案管理办法执行。

    第四十四条  合同承办单位应当指定专人负责本单位合同档案的管理工作,在合同履行完毕后,将合同签订及履行过程中所形成的合同资料,包括:合同文本及招标文件、投标文件、会议纪要、往来信函、电子邮件、视听资料、合同审批表、验收文件等相关资料及时整理归档保存,保存期限不低于3年。

    第四十五条  合同承办人应当及时办理归档手续,保证合同资料的完整性,杜绝合同资料遗失。

    第八章  责任追究  

    第四十六条  在合同订立和履行过程中有下列情形之一,合同归口管理部门、合同承办单位及其他有关部门应及时采取补救措施。给学校造成损失的,应由负有责任的当事人及其所在单位或部门负责人承担相应的赔偿责任,并根据情节轻重追究其它责任:

    1.未认真调查合同相对方的主体资格、履约能力及权限,损害学校利益的;

    2.隐瞒真相或虚构事实,与合同相对方串通,对学校利益造成损害的;

    3.合同履行过程中失职、渎职或者违反廉洁规定,造成学校利益受损的;

    4.违反合同信息安全保密规定,泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密,导致学校乃至国家利益受损的;

    5.失相关合同文本等重要资料、文件,造成学校利益损失的;

    6.违反法律、法规和本办法规定,造成学校利益损失的其他情形。

    第四十七条  未经授权,以学校、部门、学院(部)等单位的名义和使用本部门、本单位印章对外签订经济合同的,学校将依照有关规定追究责任单位及责任人员的行政责任,直至法律责任。

    第九章      

    第四十八条  本办法自发布之日起生效。

    第四十九条  西安西科资产经营管理有限公司、西安科技大学教育基金会应参照本办法制定合同管理实施细则,报校长办公室审定,内控办备案。

    第五十条本办法由学校内部控制建设办公室负责解释。

     

    附表:1.西安科技大学合同审核流程单(校印)

    2.西安科技大学货物、工程、服务类采购合同审核流  

    程单

    3.西安科技大学技术合同审核流程单

    4.西安科技大学科研外协合同审核流程单

     

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